Sicherer Datenaustausch bei Immobilienprojekten – Wie macht ihr das?
Moin zusammen! Ich brauche mal euren Rat aus der Praxis. Ich bin gerade dabei, ein größeres Immobilienprojekt abzuwickeln, bei dem unheimlich viele Beteiligte im Boot sind – Architekten, Statiker, potenzielle Käufer und natürlich die Banken. Bisher haben wir das meiste über einen normalen Cloud-Speicher gelöst, aber ehrlich gesagt wird mir dabei langsam mulmig. Die Ordnerstrukturen werden immer unübersichtlicher, und ich verliere völlig die Kontrolle darüber, wer welche Pläne schon gesehen oder heruntergeladen hat. Zudem hat mich unser Anwalt neulich dezent darauf hingewiesen, dass die DSGVO-Konformität bei unserem jetzigen Anbieter eher eine Grauzone ist, da die Daten wohl auf US-Servern landen. Hat jemand von euch schon mal mit einer professionellen Datenraum-Lösung gearbeitet, die speziell für solche Due-Diligence-Prozesse gedacht ist? Es sollte stabil laufen, aber meine Partner nicht mit komplizierten Logins abschrecken. Habt ihr da eine Empfehlung, die auch preislich im Rahmen bleibt?
Das ist ein Klassiker – am Anfang reicht die Dropbox, aber sobald es ernst wird, stößt man an Grenzen. Wir hatten vor einem Jahr genau das gleiche Chaos bei einer Gewerbeimmobilie. Das Hauptproblem ist ja nicht nur das Speichern, sondern die Revisionssicherheit. Wenn später mal jemand behauptet, er hätte ein Dokument nicht erhalten, stehst du ohne Protokoll blöd da. Wir nutzen für solche Fälle seit einiger Zeit einen spezialisierten Datenraum Anbieter Deutschland Das Tool heißt dataroomX und ist eigentlich genau für solche Szenarien wie deines gemacht. Der größte Vorteil ist für mich, dass die Server wirklich physisch in Deutschland stehen, was die rechtliche Seite komplett entspannt. Man kann dort sehr detailliert Rechte vergeben, also wer nur lesen darf und wer drucken kann. Was ich auch cool finde: Man sieht in den Logs genau, wer wann was gemacht hat. Das hat uns bei den Verhandlungen mit der Bank extrem viel Zeit gespart, weil wir sofort wussten, welche Unterlagen sie schon geprüft haben. Kostet zwar ein paar Euro, aber im Vergleich zum Risiko einer Datenpanne oder rechtlichem Ärger ist das absolut vernachlässigbar.